Il Decreto, nell’ottica di estendere quanto più possibile il sistema delle tutele, ha riconosciuto che la riservatezza vada garantita anche a soggetti diversi dal segnalante.
Innanzitutto, il D.Lgs. n. 24/2023 prevede espressamente che la tutela dell’identità sia garantita anche alla persona fisica segnalata, ovvero alla persona alla quale la violazione è attribuita nella divulgazione pubblica (c.d. persona coinvolta). Pertanto, il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento dovranno adottare particolari cautele al fine di evitare la indebita circolazione di informazioni personali, non solo verso l’esterno, ma anche all’interno degli uffici dell’amministrazione/ente in capo, eventualmente, a soggetti non autorizzati al trattamento di tali dati. Si consideri, peraltro, che a sostegno della persona segnalata, e del suo diritto di difesa, il decreto ha altresì riconosciuto che nelle procedure di segnalazione interna ed esterna, tale soggetto possa essere sentito o venga sentito, dietro sua richiesta, anche mediante l'acquisizione di osservazioni scritte e documenti.
Il legislatore ha poi ritenuto di garantire la riservatezza:
- al facilitatore sia per quanto riguarda l’identità, sia con riferimento all’attività in cui l’assistenza si concretizza;
- a persone diverse dal segnalato ma comunque implicate in quanto menzionate nella segnalazione o nella divulgazione pubblica (si pensi ad esempio a persone indicate come testimoni).
La tutela della riservatezza delle persone differenti dal segnalato ma menzionate nella segnalazione, viene garantita tramite il ricorso a strumenti di crittografia ove si utilizzino strumenti informatici.
La riservatezza della persona coinvolta o menzionata viene garantita anche:
- nel caso di segnalazioni - interne o esterne - effettuate in forma orale attraverso linee telefoniche o, in alternativa, sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole;
- quando la segnalazione viene effettuata con modalità diverse da quelle istituite dalle amministrazioni/enti e da ANAC in conformità al decreto;
- quando la segnalazione perviene a personale diverso da quello autorizzato al trattamento delle segnalazioni, al quale va in ogni caso trasmessa senza ritardo.
La tutela dell'identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione va garantita da parte dei soggetti del settore pubblico e privato, di ANAC, nonché delle autorità amministrative cui vengono trasmesse le segnalazioni in quanto di loro competenza, fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione e nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.