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È inoltre in funzione il sistema informatico esterno di gestione delle segnalazioni: il Comune di Fiorenzuola d’Arda ha infatti attivato il link all’applicazione informatica gestita da Anac e finalizzata all’acquisizione e alla gestione, nel rispetto delle garanzie di riservatezza previste dalla normativa vigente, delle segnalazioni di illeciti da parte dei pubblici dipendenti, come definiti dalla nuova versione dell’art. 54 bis del D.Lgs. 165/2001.
L’ANAC è competente ad attivare e gestire detto canale che garantisca, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. L’accesso a tale canale, tuttavia, è consentito solo al ricorrere di determinate condizioni espressamente previste dal legislatore.
In particolare, la persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione:
1. il canale interno pur essendo obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal decreto con riferimento ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni interne che devono essere in grado di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e degli altri soggetti tutelati.
Il decreto contempla anche l’ipotesi in cui non sia prevista, nell'ambito del contesto lavorativo, l'attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna. Tale fattispecie, tuttavia, presenta delle difficoltà applicative in quanto, per come è strutturato il decreto, il soggetto è tutelato se l'ente presso cui lavora e/o collabora rientra tra quelli tenuti ad applicare la disciplina in questione. Quindi se il canale non è istituito perché l’ente non è obbligato, il segnalante non è considerato un whistleblower e non può trasmettere di conseguenza segnalazioni ad ANAC.
Ad avviso dell’Autorità sarebbe comunque auspicabile la predisposizione di tali canali anche nei soggetti non obbligati. Ciò potrebbe avvenire prevedendo requisiti meno prescrittivi rispetto a quelli stabiliti dal d.lgs. n. 24/2023 per i soggetti tenuti, purché tali requisiti garantiscano comunque la riservatezza e il corretto seguito della segnalazione.
2. la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito da parte della persona o dell’ufficio designati. Si fa riferimento ai casi in cui il canale interno sia stato utilizzato ma non abbia funzionato correttamente, nel senso che la segnalazione non è stata trattata entro un termine ragionevole, oppure non è stata intrapresa un’azione per affrontare la violazione.
3. la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere ragionevolmente sulla base di circostanze concrete allegate ed informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici illazioni, che, se effettuasse una segnalazione interna:
- alla stessa non sarebbe dato efficace seguito. Ciò si verifica quando, ad esempio, il responsabile ultimo nel contesto lavorativo sia coinvolto nella violazione, vi sia il rischio che la violazione o le relative prove possano essere occultate o distrutte, l’efficacia delle indagini svolte dalle autorità competenti potrebbe essere altrimenti compromessa o anche perché si ritiene che ANAC sarebbe più indicata a affrontare la specifica violazione, soprattutto nelle materie di propria competenza;
- questa potrebbe determinare il rischio di ritorsione (ad esempio anche come conseguenza della violazione dell’obbligo di riservatezza dell’identità del segnalante).
4. la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Si pensi, ad esempio, al caso in cui la violazione richieda un intervento urgente, per salvaguardare la salute e la sicurezza delle persone o per proteggere l’ambiente.